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Créer une liste déroulante sur Excel

Les listes déroulantes peuvent faciliter grandement la saisie des données. Voici comment utiliser la fonction de validation des données de Microsoft Excel pour créer des listes déroulante pratiques dans vos feuilles de calcul.

Une liste déroulante ou un menu déroulant Excel peut faciliter la saisie de données sur une feuille de calcul ou un classeur pour l’utilisateur moyen de Microsoft Excel. L’utilisation d’un menu déroulant dans les formulaires web, les enquêtes ou les sondages peut limiter les choix de saisie pour une cellule sélectionnée, ce qui accélère la saisie des données et réduit les erreurs de saisie. Dans cette astuce Excel, nous allons vous montrer un moyen rapide et facile de créer une liste déroulante ou un menu déroulant en utilisant la fonction de validation des données de l’application de feuille de calcul.

Pour créer une liste déroulante dans Excel, vous avez besoin de deux choses : Une liste de valeurs (contenues dans une plage de cellules) et une cellule vierge à utiliser comme cellule de saisie des données.

La figure A montre une simple liste déroulante dans une feuille Excel. Pour utiliser le menu déroulant illustré ici, il suffit de placer le curseur sur la cellule de saisie vierge (E4 dans cet exemple) et de cliquer sur une flèche de la liste déroulante pour afficher la liste des valeurs figurant dans la plage de cellules A1:A4. Si un utilisateur tente d’entrer quelque chose qui ne figure pas dans cette liste de valeurs, Excel rejette l’entrée.

Vous pouvez suivre les étapes de cette astuce en créant une nouvelle feuille avec des données similaires à celles de la figure A ou en utilisant votre propre feuille de calcul et vos propres données.

Figure A


Pour ajouter la liste déroulante de notre exemple à une feuille Excel, procédez comme suit :

Créez la liste de validation des données dans les cellules A1:A4. De même, vous pouvez saisir les éléments sur une seule ligne, par exemple A1:D1.
Sélectionnez la cellule E4. (Vous pouvez positionner la liste déroulante dans la plupart des cellules ou même dans plusieurs cellules).
Choisissez Validation des données dans le menu du ruban des données.
Choisissez Liste dans la liste déroulante de l’option Autoriser.
Cliquez sur la case de contrôle Source et faites glisser le curseur pour mettre en évidence les cellules A1:A4.
Assurez-vous que l’option “Dans la liste déroulante des cellules” est cochée. Si vous décochez cette option, Excel oblige toujours les utilisateurs à saisir uniquement des valeurs de liste (A1:A4), mais il ne présentera pas de liste déroulante.
Cliquez sur OK.

Vous pouvez ajouter la liste déroulante à plusieurs cellules Excel. Sélectionnez la plage de cellules de saisie de données (étape 2) au lieu d’une seule cellule Excel. Cela fonctionne même pour les cellules Excel non contiguës. Maintenez la touche Maj enfoncée pendant que vous cliquez sur les cellules Excel appropriées.

Quelques notes rapides :

Vous ne pouvez voir le menu déroulant que si vous cliquez sur la cellule Excel utilisée pour la saisie des données.
Vos utilisateurs ne peuvent maintenant choisir qu’une seule des options de la liste déroulante. S’ils essaient de saisir leurs propres données, ils recevront un message d’erreur.
Vous pouvez copier et coller cette liste déroulante dans n’importe quelle autre cellule Excel de votre feuille de calcul, et vous pouvez créer autant de listes déroulantes différentes que vous le souhaitez et même des listes déroulantes en couleurs.

S’appuyer sur des liens multiples

Les liens entre deux classeurs Excel sont courants et utiles. Mais les liens multiples où les valeurs dans le classeur1 dépendent des valeurs dans le classeur2, les liens vers le classeur3, etc. sont difficiles à gérer et instables. Les utilisateurs oublient de fermer les fichiers, et parfois même de les déplacer. Si vous êtes la seule personne à travailler avec ces classeurs Excel liés, vous n’aurez peut-être pas de problèmes, mais si d’autres utilisateurs les examinent et les modifient, vous vous attirez des ennuis. Si vous avez vraiment besoin d’autant de liens, vous pouvez envisager une nouvelle conception.