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Quelles sont les principales limites d’Excel en Data Management ?

Aussi puissant soit-il, Excel n’est pas exempt de défauts, particulièrement en ce qui concerne la gestion d’importants volumes et de flux de données. Sécurité discutable, risques d’erreurs élevés… Autant de lacunes qu’il est particulièrement difficile de gommer. Heureusement, des solutions alternatives permettent de dépasser les limites d’Excel. Limites que nous allons les aborder dans cet article.

Limite #1 – Des risques d’erreurs importants

L’une des principales lacunes d’Excel – si ce n’est la plus importante – est que son mode de fonctionnement est par nature propice aux erreurs de saisie comme la création de doublons par exemple.

Pire, il est particulièrement difficile de mettre sur pied un système de contrôle des erreurs.
De fait, l’utilisation massive d’Excel pour gérer de gros volumes de  données a de fortes chances de générer des erreurs, dont l’impact peut se révéler significatif pour une organisation.  Enfin, Excel ne propose pas de contrôles de cohérence avancés, qui sont pourtant très utiles pour identifier les anomalies dans des classeurs de données massifs.

Limite #2 – Une collecte d’informations complexe

Le recours à Excel pour la collecte des données n’est pas optimal, contrairement aux apparences. En cause, une fiabilité des transferts par mail aléatoire et un réel manque de traçabilité (provenance, détails des modifications, etc.) sur les classeurs partagés qui ont tendance à entraver le bon fonctionnement des opérations.

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Limite #3 – Une consolidation des données fastidieuse

Il est particulièrement difficile d’effectuer des opérations de consolidation sur un tableur Excel. Les opérateurs récupèrent manuellement puis fusionnent des jeux d’informations en provenance de sources diverses avant d’effectuer les vérifications, ici encore à la main. Un processus chronophage et assez peu fiable, d’autant plus risqué dans des environnements internationaux où chaque filiale a tendance à présenter ses données différemment.

Limite #4 – Une sécurité en retrait

Bien qu’Excel propose des fonctionnalités basiques sur le volet sécuritaire, il n’est pas en mesure de chiffrer des données afin de les protéger contre d’éventuelles intrusions. Naturellement, l’emploi de mots de passe est une première étape, mais elle est largement insuffisante face au danger que représentent les menaces informatiques actuelles.

Par ailleurs, Excel ne dispose pas d’un système de gestion des accès : un mot de passe donne donc l’accès à n’importe quel utilisateur en ayant connaissance !

Limite #5 – Un manque d’automatisation

Si certaines opérations de bases peuvent être automatisées via des macros, une large majorité doit encore être effectuée manuellement. Le temps nécessaire à ces manipulations (souvent récurrentes) est considérable et fait perdre de nombreuses heures aux équipes au quotidien. Certes, des scripts et API permettent de combler la plupart des vides, mais leur mise en place requiert des compétences informatiques avancées, ainsi qu’une maintenance sur le long terme.

Limite #6 – Un faible potentiel de collaboration

Bien que plusieurs de ses concurrents proposent depuis longtemps le travail en simultané sur un même document, Excel conserve une structure rigide, peu propice à une collaboration. À l’heure où la réduction du travail en silos constitue un enjeu stratégique pour nombre d’organisations, les lacunes collaboratives d’Excel sont particulièrement criantes.

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Limite #7 – Une scalabilité limitée

Les sociétés manipulant des volumes de données très importants sont souvent bridées par Excel, incapable de supporter plus d’un million de lignes par document.
Excel n’est pas “scalable” par nature et incapable de traiter les fichiers de grande taille, alors qu’un nombre croissant d’entreprises sont confrontés à ce type de problématiques.