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Comment partager un fichier Excel pour collaborer avec d’autres personnes ?

Lorsque plusieurs collègues travaillent sur un projet ou une tâche, il est souvent nécessaire de modifier conjointement un classeur Excel ou un tableau du programme Excel. Avant de les partager, il faut toutefois veiller à sélectionner le bon format et à enregistrer correctement le fichier Excel. En outre, les utilisateurs doivent faire attention à la taille du fichier et le fractionner si possible. Parfois, cependant, il suffit de publier les données pour qu’elles soient accessibles.

Comment enregistrer un fichier Excel

À l’aide de la combinaison de touches Excel « Ctrl + S » ou via « Fichier > Enregistrer » ou « Enregistrer sous », il est possible d’enregistrer le fichier Excel actuel sous un nom de fichier individuel. En plus de ses types de fichiers standard .xls et .xlsx, Excel permet l’enregistrement au format OpenDocument ou PDF.

Vos classeurs Excel peuvent être enregistrés spécifiquement à l’emplacement souhaité en spécifiant à l’avance l’emplacement par défaut. La modification de l’emplacement de stockage peut également être effectuée en quelques étapes seulement. Il est parfois utile d’afficher le dossier ou le chemin d’enregistrement du document dans une cellule du classeur. Ceci est rendu possible par cette fonction de table.

Enregistrez le fichier Excel avec une copie de sauvegarde

Il est conseillé de créer des copies de sauvegarde des fichiers Excel importants avant d’apporter des modifications au document. Une copie de sauvegarde peut être créée en utilisant certaines fonctions d’Excel ou en utilisant une macro. Vous pouvez également configurer votre classeur Excel pour qu’il enregistre une copie de sauvegarde de la version précédente du classeur chaque fois qu’une modification est effectuée.

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En cas de panne de courant ou de fermeture accidentelle d’un fichier Excel non sauvegardé, des données et un temps de travail précieux peuvent être perdus. Il est donc conseillé d’activer la fonction Excel « AutoRestore » pour lancer la sauvegarde automatique des données.

Vidéo d’instruction : Microsoft Excel : Sauvegarder le fichier et le partager avec d’autres utilisateurs

Partager un fichier Excel : les possibilités

Si vous souhaitez partager les données d’un classeur Excel ou d’un document avec d’autres utilisateurs, d’autres options sont disponibles en plus des fonctions de partage intégrées :

  • Par exemple, un graphique réalisé à partir de données stockées peut être publié sur l’intranet de l’entreprise ou sur un site web. Pour ce faire, vous devez exporter les données d’une liste Excel sous forme de graphique en utilisant certaines fonctions. Excel offre également la possibilité de copier une sous-zone souhaitée d’un tableau Excel sous forme de graphique afin de l’insérer et de l’afficher dans une présentation ou dans une autre application.
  • Les listes Excel ou les feuilles de calcul individuelles peuvent être envoyées aux collègues de travail rapidement et facilement par e-mail. L’intégration d’un bouton approprié dans la barre d’outils Excel rend l’envoi aussi simple que l’utilisation de cette macro utile.
  • Un classeur Excel peut également être partagé sur un réseau et ainsi être édité par plusieurs utilisateurs. Avant cela, le classeur peut être copié à l’aide d’une macro et enregistré sous un nom de fichier différent.
  • Enfin, vous pouvez partager le fichier Excel en enregistrant le classeur sur un nuage en ligne tel que OneDrive. Cela permet aux autres utilisateurs de modifier le fichier.
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Partager un fichier Excel avec plus de sécurité

Certaines fonctions protègent non seulement les données Excel mais aussi les informations fournies :

  • Les signatures numériques peuvent être intégrées de manière pratique dans un fichier ou un dossier Excel pour garantir l’intégrité et l’authenticité des données. Une signature numérique indique aux autres que le contenu du cahier ou du document a été vérifié et signé.
  • Avant qu’une feuille de calcul ou un classeur Excel ne soit partagé sous quelque forme que ce soit avec des coéquipiers ou d’autres personnes, il doit être nettoyé des données et informations personnelles.
  • La protection des formules d’une feuille de calcul ou d’un classeur Excel permet d’éviter les modifications indésirables lorsque plusieurs personnes travaillent sur le même document.
  • Avant de transmettre un classeur, il peut être utile de copier les différentes feuilles de calcul dans un nouveau classeur Excel et de remplacer les formules par des valeurs.
  • Le format approprié pour partager un fichier Excel
  • Les sociétés et les entreprises utilisent souvent des versions plus ou moins anciennes d’Excel. Il peut parfois être nécessaire de changer le type de fichier d’un fichier Excel :

Il est relativement facile d’enregistrer un fichier au format PDF via le menu Excel.
En quelques étapes, un fichier ou un tableau Excel peut être enregistré au format CSV.
Pour rendre un fichier Excel compatible avec les anciennes versions, il peut être enregistré au format XLS.
Le contenu entier d’un dossier peut être converti au format de fichier XLSX à l’aide d’un outil Microsoft.
Pour s’assurer que les fichiers Excel enregistrés peuvent être lus par les anciennes versions du programme, un contrôle manuel de compatibilité peut être effectué.
Réduire la taille d’un classeur Excel
Vous ne pouvez pas facilement partager une feuille de calcul Excel comportant plusieurs milliers de lignes. Avant de partager un grand fichier Excel, il est nécessaire de le fractionner, par exemple à l’aide d’une macro. Toutefois, vous pouvez également réduire considérablement la taille du fichier grâce à ces conseils. Vous pouvez compresser une image ou tous les graphiques du dossier dans les anciennes et nouvelles versions d’Excel et choisir entre différentes résolutions.

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Conclusion : Enregistrer un fichier Excel et le partager avec d’autres utilisateurs

Si d’autres personnes ont besoin des données d’un classeur Excel, les utilisateurs ont plusieurs possibilités. Tout d’abord, les utilisateurs doivent enregistrer le fichier Excel. Différents types de fichiers sont disponibles à cet effet. Pour partager un fichier Excel, un nom de fichier unique doit être défini à l’avance. En outre, une copie de sauvegarde peut être effectuée avant toute modification, par exemple à l’aide de macros. Le programme Excel permet également de réduire la taille des fichiers Excel ou de diviser le classeur, de modifier le format du fichier ou d’insérer une signature numérique avant que les utilisateurs ne partagent le fichier Excel avec d’autres personnes.