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Logiciel SIRH : Tout ce que vous devez savoir.

Avantages, adéquation, différences, exigences typiques, critères de sélection, protection des données et plus encore.

Pourquoi avez-vous besoin d’un logiciel SIRH ?

Les logiciels SIRH soutiennent le travail du personnel en numérisant les processus liés au personnel. Cela facilite la tâche des services RH, notamment en termes administratifs. En outre, le personnel des RH ainsi que les employés bénéficient de fonctionnalités logicielles intelligentes pour le travail opérationnel et stratégique des RH.

Que comprend un logiciel SIRH ?

Les logiciels SIRH peuvent cartographier les différents domaines et processus liés au personnel. Parmi les plus courantes, citons

  • Recrutement
  • Intégration
  • Objectifs et évaluation des performances
  • Développement du personnel
  • Formation continue
  • Gestion des successions
  • Rémunération et avantages sociaux
  • Comptabilité des salaires et envoi électronique des fiches de paie
  • Gestion du temps
  • Données de base du personnel / dossier personnel numérique
  • Rapports et analyses
  • Collaboration sociale
  • Gestion des rendez-vous
  • Gestion des voyages
  • Planification des effectifs

La plupart des logiciels SIRH sont modulaires. Cela signifie que le logiciel peut prendre en charge différents processus de gestion du personnel, en fonction des besoins. Cela signifie que vous ne devez pas payer pour ce dont vous n’avez pas besoin. Cela réduit également les coûts de suivi pour la maintenance et l’entretien du logiciel.

Quels sont les avantages d’un logiciel SIRH ?

Les logiciels SIRH peuvent être utilisés pour de nombreuses raisons. Dans la plupart des cas, plusieurs avantages se conjuguent :

  • Allègement administratif et gain de temps grâce à la standardisation des tâches et des processus.
  • Base de données RH uniforme (entre les sites et les pays)
  • Une meilleure qualité de service et de processus
  • Réduction des coûts par la rationalisation et la simplification
  • Stockage sécurisé des données RH et conformité à la protection des données et à l’OAVS.
  • Une collecte de données plus simple
  • De meilleures options d’évaluation et des rapports plus simples
  • Grande convivialité, également pour les managers et les employés (Employee Self Services)
  • Meilleures possibilités d’accès grâce à l’utilisation d’applications pour smartphones et tablettes
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Cela présente des avantages pour les employés, les gestionnaires et le personnel des RH. Ceci est également important pour votre argumentation si vous avez un comité d’entreprise qui doit être impliqué dans l’introduction d’un logiciel SIRH.

À qui s’adresse un logiciel SIRH ?

Dès que les entreprises emploient leur propre personnel, des activités RH apparaissent. Les logiciels SIRH s’adressent donc aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. Dans la plupart des cas, les fournisseurs de logiciels se concentrent sur un segment spécifique, par exemple les artisans, les entreprises de taille moyenne ou les groupes de sociétés. Il convient donc de clarifier avec le fournisseur quel logiciel convient à l’entreprise. La comparaison peut se faire par la taille moyenne des entreprises des clients existants, par exemple.

Quels types ou modèles de logiciels SIRH existe-t-il ?

Fondamentalement, il existe deux modèles disponibles sur le marché :

1. le logiciel SIRH en tant qu’achat.

Lors de l’achat d’un logiciel, le logiciel est acquis par le biais d’un contrat de licence, mais une redevance récurrente doit être payée en plus (généralement par utilisateur).

L’achat du logiciel présente l’avantage de permettre une plus grande personnalisation du logiciel lui-même. Tant la configuration que le développement et la modification sont possibles. En revanche, l’effort est plus important, tout comme l’entretien lui-même. Toutefois, il existe également des solutions logicielles prêtes à l’emploi sous forme de paquets.

2 logiciel SIRH en tant que service

Dans le modèle SaaS (Software-as-a-Service), le logiciel et son utilisation sont uniquement loués en tant que logiciel “en nuage”. Le logiciel en nuage est fourni via l’internet et l’utilisateur accède également à l’application logicielle par ce biais. Il existe des coûts par utilisateur, souvent appelés coûts d’abonnement.

Le logiciel étant uniquement loué, les ajustements spécifiques au client ne peuvent être effectués que dans un cadre prédéfini, par configuration. Un aspect positif est la réduction des coûts d’introduction et de maintenance du logiciel.

! Les deux types/modèles entraînent des coûts supplémentaires pour :

Introduction / mise en œuvre
Adaptation / maintenance
Soutien
Ces services peuvent être facturés soit sous la forme d’une somme forfaitaire, soit en fonction des dépenses.

Quelles sont les exigences d’un logiciel SIRH ?

Convivialité : un fonctionnement intuitif et une recherche facile des informations et des fonctions sont importants pour tout choix de logiciel.

Sécurité des données : la conformité à la directive DSGVO et le stockage des données au sein de l’UE sont importants à cet égard.

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Degré de couverture des exigences : Un logiciel SIRH adapté doit être capable de cartographier les processus RH souhaités. Il est généralement préférable que le logiciel puisse cartographier autant de processus RH que possible, même si ceux-ci ne sont pas encore nécessaires dans la première étape.

Modularité : si le logiciel peut être introduit par module (c’est-à-dire par processus), c’est un avantage. Après tout, tout ne peut pas être introduit en une seule fois en raison des efforts que cela implique. La modularité permet d’étendre très facilement le système par la suite.

Le sérieux du fournisseur du logiciel : étant donné que des données sensibles sont traitées avec le logiciel SIRH, le fournisseur doit être connu sur le marché et être en mesure de prouver une stratégie à long terme.

Innovation : le logiciel SIRH doit s’améliorer et s’étendre en permanence en termes de portée et de fonctionnalités. C’est le seul moyen de garantir que le logiciel ne deviendra pas obsolète et, dans le pire des cas, ne sera plus conforme aux exigences légales.

Acceptation par l’utilisateur : Avec un logiciel SIRH puissant, de nombreuses opportunités s’offrent à vous. Toutefois, le potentiel ne peut être exploité que si les nombreux utilisateurs sont également convaincus. Vous pouvez y parvenir grâce à une adoption systématique par les utilisateurs.

Assistance : quel que soit le type de logiciel SIRH que vous choisissez, une assistance technique rapide et de qualité vous aidera à résoudre les problèmes et à trouver des solutions.

Capacité d’intégration : il arrive souvent que les données RH doivent être transférées vers d’autres systèmes informatiques ou que des données provenant d’autres systèmes doivent être introduites dans le système RH. Un bon logiciel peut intégrer ou échanger d’autres données en toute sécurité. Toutefois, la mise en œuvre de ces mesures prend généralement beaucoup de temps.

Accessibilité : qu’il s’agisse d’un smartphone, d’une tablette ou d’un PC, les applications, données et tâches RH doivent être accessibles en toute sécurité, partout et à tout moment.

Autorisations : Étant donné que l’on travaille avec des données RH sensibles, il devrait être possible d’attribuer une autorisation simple et sécurisée par rôle.

Comment choisir le bon logiciel SIRH ?

Il existe de nombreux logiciels SIRH sur le marché. Tous ne répondent pas aux exigences et aux besoins de l’entreprise et des utilisateurs. Les points suivants sont utiles lors du choix d’un logiciel SIRH :

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Étape 1 : Clarification des besoins – Pourquoi acheter un (nouveau) logiciel SIRH ? Quel est l’objectif ?
Étape 2 : Définir les exigences – Qu’est-ce que le logiciel doit être capable de faire et de supporter ?
Étape 3 : Sélection du logiciel – Quel logiciel répond aux besoins et aux exigences ?
Étape 4 : Choisir le partenaire de mise en œuvre – Qui se chargera de la mise en œuvre initiale et fournira également un soutien technique ?
Étape 5 : Déterminer les responsabilités – Qui est responsable de quoi et quand ?
Étape 6 : Phase de test – Le système mis en œuvre correspond-il à nos exigences et au contenu convenu ?
Étape 7 : Déploiement – Comment déployer le nouveau logiciel de la meilleure façon possible ?
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Pourquoi les interfaces sont-elles nécessaires dans les logiciels SIRH ?

Comme expliqué dans la section sur la capacité d’intégration, les données RH alimentent souvent d’autres systèmes informatiques ou ceux-ci renvoient des données au système RH. Des interfaces sont nécessaires pour assurer l’échange de données RH. En fonction de la base technique, il faut définir si cela est possible et compatible dans la norme du logiciel SIRH ainsi que de l’autre système informatique. Si ce n’est pas le cas, il est souvent possible de le développer en fonction du client.

Les interfaces typiques peuvent exister pour les raisons suivantes :

Pour les terminaux d’enregistrement ou de gestion du temps.
Pour le contrôle des autorisations (par exemple, le contrôle d’accès)
Pour les systèmes comptables externes
Pour les autres applications informatiques où les données des employés sont créées en tant qu’utilisateurs (par exemple, les agents dans le CRM, etc.).

Qu’en est-il de la protection des données dans les logiciels SIRH ?

La protection des données est une question importante pour les fournisseurs de logiciels SIRH, qui est prise très au sérieux. Les données RH étant des données sensibles, la sécurité de ces données et de leur stockage doit être absolument garantie. Les exigences légales doivent être clarifiées et garanties par pays.

Pour l’Europe, par exemple, elle prévoit que les données personnelles ne peuvent être stockées que dans des centres de données européens. Les sauvegardes ne peuvent pas non plus être stockées en dehors de l’UE. On oublie souvent ici les équipes de support, qui se trouvent en Extrême-Orient chez certains prestataires.