Quelle que soit la fluidité des processus de votre entreprise, l’erreur humaine est inévitable. Bien qu’il soit impossible d’éliminer complètement les erreurs, il existe des moyens de les réduire. Le poka-yoke est une méthode de réduction des erreurs humaines qui provient à l’origine de l’industrie manufacturière japonaise. Aujourd’hui, des entreprises de différents secteurs utilisent le poka-yoke pour réduire les erreurs et accroître l’efficacité.
Qu’est-ce que le poka-yoke ?
Le poka-yoke (POH-kah yoh-KEH) est le processus de prévention et de correction des erreurs humaines dans vos processus par le biais de la normalisation ou de l’automatisation. Conçu à l’origine pour être utilisé dans l’industrie manufacturière, le terme poka-yoke est un terme japonais qui signifie « à l’abri des erreurs ». Mais le poka-yoke est passé de l’industrie manufacturière à la gestion allégée pour les équipes commerciales.
Le poka-yoke est un outil puissant utilisé dans le cadre du kaizen, une philosophie japonaise d’amélioration continue. Il peut être considéré comme une approche continue visant à réduire les erreurs humaines qui entravent les processus de votre entreprise.
Comment mettre en œuvre et utiliser la prévention des erreurs ?
Bien qu’il n’y ait pas de méthode unique pour gérer le poka-yoke, il y a quelques étapes de base à suivre :
- Passez en revue le processus que vous souhaitez améliorer et faites-en un diagramme : Utilisez des outils de cartographie tels que des organigrammes pour visualiser vos processus.
- Identifiez les étapes susceptibles de donner lieu à des erreurs humaines : Par exemple, le traitement, la configuration ou la mesure présentent des taux élevés d’erreurs manuelles.
- Trouvez la cause première de l’erreur : L’une des façons d’y parvenir est de procéder à une analyse des 5 raisons. Demandez-vous pourquoi l’erreur se produit et notez la réponse. Demandez ensuite pourquoi ce problème ou cette situation existe. Continuez à demander « pourquoi ? » jusqu’à ce que votre réponse soit la cause première. Malgré le nom de cette méthode, il faudra peut-être moins ou plus de cinq « pourquoi » pour trouver la cause première.
- Décidez de votre approche : Il existe deux types de solutions. Le Shutout poka-yoke consiste à empêcher l’erreur de se produire. Cela peut se faire en éliminant une étape, en la remplaçant ou en la simplifiant pour faciliter la correction. Le poka-yoké de l’attention se concentre sur la détection des erreurs au moment où elles se produisent.
- Mettre en œuvre et tester la solution : Commencez modestement et ne sautez pas cette étape. Effectuez quelques tests pour voir si votre solution fonctionne. Si c’est le cas, commencez la mise en œuvre à l’échelle de l’entreprise. Dans le cas contraire, recommencez le processus.
Quand utiliser le poka-yoke ?
Le poka-yoke est utile dans de nombreux cas. Voici quelques-uns des exemples les plus courants pour lesquels le poka-yoke peut vous aider :
- Un processus spécifique et répétitif inefficace
- Une erreur récurrente dans un processus
- Une petite erreur au début du processus qui peut avoir un effet important par la suite.
- Une étape qui dépend de l’attention et des compétences humaines et qui pourrait être plus sensible à l’erreur humaine.
- Une erreur coûteuse ou dangereuse
- Une étape qui comprend l’entrée d’un client qui peut causer des erreurs de sortie
Exemple de protection contre les erreurs
Bien que le poka-yoke soit le plus souvent utilisé dans l’industrie manufacturière, il s’agit d’une méthode précieuse pour le marketing promotionnel. Supposons par exemple que votre entreprise offre une réduction aux clients qui reviennent. Pour vous assurer que le code de réduction n’est utilisé que par les personnes qui ont déjà effectué un achat, vous utilisez une séquence alphanumérique aléatoire.
Le problème est que les codes aléatoires peuvent être difficiles à mémoriser pour les clients et qu’il peut y avoir des problèmes de copier-coller, en particulier sur les appareils mobiles. Les clients risquent de ne pas appliquer la réduction promotionnelle.
En utilisant le poka-yoke, vous allez tracer le chemin idéal et les autres chemins possibles qu’un client peut emprunter depuis la réception de l’e-mail contenant la réduction jusqu’à l’achat final. Une approche « shutout » consiste à créer un processus dans lequel le client peut automatiquement appliquer la réduction à son panier, directement à partir de l’e-mail. Une approche « attention poka-yoke » inclurait un rappel au moment du paiement pour utiliser le code de réduction. Dans les deux cas, une étape est prévue pour réduire l’erreur humaine et s’assurer que les clients appliquent le code à leur achat.
Les avantages du poka-yoke
Bien qu’il y ait d’innombrables avantages à mettre en œuvre le poka-yoke dans votre organisation, voici les trois plus importants :
- Réduction des déchets : Comme les défauts, les reprises et les retours de produits diminuent en raison de la réduction des erreurs, les déchets diminuent également. En outre, la qualité globale de votre produit ou service s’en trouve améliorée.
- Productivité accrue : Comme les membres de l’équipe passent moins de temps à gérer les erreurs et les défauts, leurs processus deviennent plus fluides. Ils peuvent ainsi accomplir leurs tâches et respecter les délais plus rapidement.
- Moins de formation : Pour éliminer les erreurs, le poka-yoke simplifie les systèmes et les processus. Cela signifie que le travail est plus facile à effectuer, que les instructions sont plus claires et que les failles rendent les erreurs rares. Il faut donc consacrer moins de temps à la formation du personnel.
Démarrer avec poka-yoke
Simplifier et sécuriser vos processus avec poka-yoke permet de réduire les gaspillages et d’augmenter la productivité. Pour commencer, passez en revue, cartographiez et analysez le processus que vous souhaitez améliorer. Recherchez les étapes susceptibles de donner lieu à des erreurs humaines et utilisez l’analyse des 5 raisons pour trouver la cause profonde du problème.
Intégration efficace du Poka-Yoke dans vos processus
L’intégration du poka-yoke dans vos processus d’entreprise peut transformer radicalement la manière dont les tâches sont exécutées. Voici comment procéder efficacement pour bénéficier pleinement de cette méthode japonaise de prévention des erreurs.
Identification des zones à risques
La première étape pour une intégration réussie du poka-yoke consiste à identifier les zones de vos processus qui sont le plus susceptibles aux erreurs. Cela implique une compréhension détaillée de chaque étape de votre processus et de reconnaître où les erreurs humaines sont les plus probables.
- Analyse détaillée : Examinez chaque étape de vos processus pour identifier les points où les erreurs sont fréquentes ou possibles.
- Feedback des employés : Impliquez vos employés dans ce processus, car ils sont souvent les mieux placés pour identifier les défauts dans leur travail quotidien.
Choisir le type de Poka-Yoke approprié
Une fois que vous avez identifié les zones à risque, il est temps de choisir le type de poka-yoke le plus approprié. Il existe deux types principaux de poka-yoke : le dispositif de prévention (Shutout) et le dispositif d’alerte (Attention).
- Dispositif de prévention (Shutout) : Conçu pour empêcher physiquement l’erreur de se produire. Par exemple, des gabarits qui ne permettent l’assemblage que d’une certaine manière.
- Dispositif d’alerte (Attention) : Conçu pour avertir l’opérateur lorsque l’erreur se produit, par exemple, des alarmes ou des signaux lumineux qui s’activent lorsqu’une erreur est détectée.
Implémentation et formation
Une fois que vous avez choisi le type de poka-yoke approprié, l’étape suivante est son implémentation. Cela doit être accompagné d’une formation adéquate pour les employés afin qu’ils comprennent comment le poka-yoke fonctionne et pourquoi il est important.
- Formation des employés : Assurez-vous que tous les employés concernés comprennent le fonctionnement du poka-yoke et son importance dans la réduction des erreurs.
- Suivi et ajustement : Après l’implémentation, suivez les performances du poka-yoke et apportez les ajustements nécessaires pour assurer son efficacité.
L’implémentation réussie du poka-yoke dans vos processus d’entreprise peut non seulement réduire les erreurs mais aussi améliorer l’efficacité globale, la qualité du produit et la satisfaction des clients. En suivant ces étapes et en adoptant une approche continue d’amélioration, vous pouvez rendre vos processus plus robustes et fiables.
