La communication et une bonne gestion de projet vont de pair, mais sans réunions structurées en face à face, un sprint peut dérailler et s’effondrer. L’apprentissage des différents types de réunions Scrum peut aider votre équipe à établir le type de communication efficace qui est nécessaire pour maintenir les projets sur la bonne voie.
Dans cet article, vous en apprendrez plus sur les cérémonies Scrum, notamment sur les meilleures pratiques et sur la manière d’améliorer vos réunions Scrum ou vos processus de cycle de vie de projet.
Que sont les réunions Scrum ?
Scrum est un cadre basé sur la méthodologie de gestion de projet Agile. Les parties prenantes, la direction et les équipes de projet sont toutes impliquées dans les réunions Scrum.
Les réunions Scrum sont une partie vitale d’un environnement de travail qui adopte la méthodologie Scrum. Ces réunions sont des occasions précieuses de recueillir des informations de base et des commentaires de la part d’une équipe de développement. Les parties prenantes utilisent ce retour d’information pour maintenir les équipes en phase avec les objectifs de chaque sprint.
L’une des caractéristiques de la méthode Scrum est qu’elle met l’accent sur la collaboration et la prise de décision au sein de l’équipe. Scrum s’appuie sur une communication fréquente en face à face pour permettre des cycles de travail courts.
Bien que le cadre Scrum utilise plusieurs types de réunions, aucune n’est inutile. Chaque réunion ou cérémonie Scrum est précieuse, ciblée et essentielle à la réussite d’un projet de développement.
Dans le cadre de la méthodologie Scrum, une réunion est organisée à chaque étape du cycle de développement du projet. Chaque réunion est conçue dans un but précis, par exemple pour recueillir des commentaires sur le sprint qui vient de s’achever ou pour planifier le prochain cycle de travail.
Les types de réunions Scrum les plus courants
Examinons de plus près les cinq principaux types de cérémonies Scrum et l’objectif de chacune d’entre elles.
Planification du sprint
En général, toute l’équipe est présente lors de cette réunion, ainsi que le propriétaire du produit et le Scrum Master. Le Scrum Master est chargé de rationaliser la collaboration et la communication entre les membres de l’équipe.
Toutefois, le Scrum Master est intégré à l’équipe, ce qui signifie qu’il ne joue pas le rôle de superviseur ou de gestionnaire, mais qu’il veille à ce que l’équipe adhère à la méthodologie Agile et reste concentrée sur les objectifs fondamentaux pendant le sprint.
La session de planification du sprint est supervisée par le propriétaire du produit au début de chaque cycle de travail, après la revue et pendant la rétrospective du sprint. Cette réunion devrait être l’une des plus longues cérémonies Scrum organisées par l’équipe. En règle générale, vous devriez consacrer deux heures par semaine à la planification du sprint.
Le but de la réunion de planification du sprint est d’établir les objectifs que vous et votre équipe Scrum souhaitez atteindre au cours de ce cycle et d’évaluer la bande passante dont dispose chaque membre de l’équipe.
Le propriétaire du produit commencera par passer en revue chaque histoire d’utilisateur dans le carnet de commandes priorisé. Il expliquera la valeur potentielle de chaque histoire à l’équipe technique. Ensuite, les concepteurs, les développeurs et les testeurs segmenteront chaque histoire d’utilisateur en sous-tâches.
Enfin, chaque participant notera les histoires d’utilisateurs sur la base d’un système de points convenu. Ces points indiquent le nombre de ressources nécessaires à la réalisation de chaque histoire.
Standup quotidien
Le Scrum Master organise le daily standup, également connu sous le nom de daily Scrum. Seuls le Scrum Master et les membres de son équipe y participent. Cette réunion quotidienne permet aux membres de l’équipe de passer en revue leurs objectifs et d’évoquer les goulets d’étranglement qu’ils ont découverts.
Comme son nom l’indique, la réunion quotidienne (daily standup) a lieu tous les jours et les membres de l’équipe se lèvent pour communiquer des informations. Ces réunions doivent être brèves, pas plus de 15 minutes.
Bien que votre équipe ne soit pas obligée d’organiser la réunion dès le matin, vous devez vous efforcer de maintenir l’heure de la réunion à un niveau constant au cours de chaque sprint. Par exemple, il peut être préférable d’organiser la réunion quotidienne à 11 h 45 tous les jours, puis de faire une pause à midi pour le déjeuner.
Au cours de cette réunion, chaque membre de l’équipe doit répondre à trois questions :
- Quelles actions ai-je effectuées hier pour contribuer à nos objectifs actuels ?
- Comment vais-je contribuer aux objectifs du sprint aujourd’hui ?
- Quels sont les obstacles qui pourraient entraver notre progression vers les objectifs existants ?
Répondre à ces questions oblige chaque membre de l’équipe à procéder à une auto-évaluation de sa productivité et l’aide à se concentrer sur le travail à venir.
Revue de sprint
La revue de sprint, également connue sous le nom de démo de sprint, est dirigée par l’équipe de développement. L’ensemble de l’équipe Scrum et les parties prenantes externes assistent généralement à ces réunions.
Lors de cette session, les développeurs présentent le travail qu’ils ont accompli au cours du sprint. Si le sprint a duré une semaine, la présentation devrait durer environ une heure. Si votre équipe a réalisé un sprint d’un mois, la présentation peut durer jusqu’à quatre heures.
L’objectif est de mettre en évidence la valeur du projet pour l’entreprise et de démontrer la fonctionnalité des produits livrés. Les participants auront également l’occasion d’évaluer le travail et de fournir un retour d’information à l’équipe de développement.
L’organisation d’une revue de sprint est relativement simple. Tout d’abord, envoyez un ordre du jour détaillé et une invitation à toutes les parties concernées afin que les participants puissent se préparer à l’avance. Une fois la réunion commencée, l’équipe Scrum récapitule les éléments du récit de l’utilisateur qu’elle a terminés et ceux qui restent à faire.
Ensuite, l’équipe de développement discutera de ce qui s’est bien passé, des problèmes qu’elle a rencontrés et des solutions qu’elle a mises en œuvre. Les développeurs présenteront ensuite leur travail et répondront aux questions des parties prenantes.
À la fin de la réunion, le propriétaire du produit discutera du carnet de commandes du produit afin de mettre tout le monde au courant des tâches en suspens qui doivent être achevées.
Rétrospective du sprint
Le Scrum Master et l’équipe de développement participent aux réunions de rétrospective du sprint. Parfois, les concepteurs, les testeurs et les propriétaires de produits y participent également.
La cérémonie de rétrospective sert de réunion au cours de laquelle l’équipe peut formuler des critiques constructives sur divers éléments du sprint lui-même, sans en rejeter la responsabilité sur les membres de l’équipe. La rétrospective du sprint dure généralement environ 90 minutes pour un sprint de deux semaines.
Les réunions de rétrospective sont principalement destinées à votre équipe Scrum, il n’est donc généralement pas nécessaire d’impliquer des parties extérieures.
Au cours de ce processus d’évaluation critique, vous et votre équipe devez évaluer ce qui s’est bien passé et réfléchir à tout ce qui doit être amélioré pour accroître l’efficacité de la livraison. Vous devez répondre à des questions telles que :
- Qu’est-ce qui a bien fonctionné au cours de ce sprint ?
- Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné dans ce sprint ?
- Que pourrions-nous faire différemment la prochaine fois ?
Notez le retour d’information que vous obtenez de votre équipe afin de pouvoir utiliser ces informations pour optimiser vos processus de livraison à l’avenir.
Raffinement du carnet de commandes
Également appelées product backlog grooming ou product backlog refinement, les réunions d’affinage du backlog de produit réunissent une partie ou la totalité de l’équipe et le propriétaire du produit. Au cours de cette réunion, les participants examinent ensemble les éléments du backlog afin de préparer la prochaine session de planification du sprint.
Les réunions d’affinage du backlog n’obéissent pas à un calendrier précis. Vous n’êtes donc pas obligé de les planifier, mais vous pouvez en organiser autant que nécessaire pour atteindre vos objectifs commerciaux.
Ces réunions sont l’occasion d’ajouter des détails, de déterminer les produits à livrer et de hiérarchiser les tâches de votre carnet de commandes. L’équipe peut examiner les éléments du carnet de commandes et s’engager pleinement à atteindre les objectifs du sprint.
Si vous choisissez d’organiser ces réunions facultatives, commencez par avoir une discussion technique avec l’équipe. Cette discussion permettra de s’assurer que l’équipe comprend l’ensemble des livrables et des exigences de chaque projet du backlog. Ensuite, commencez à classer et à hiérarchiser les éléments du carnet de commandes en fonction des besoins de l’organisation.
Meilleures pratiques pour les réunions Scrum
Maintenant, portons notre attention sur les choses à faire et à ne pas faire qui vous aideront à maintenir vos réunions Scrum productives et sur la bonne voie :
- Commencez et terminez toutes les réunions à l’heure : Commencez toujours chaque réunion Scrum à l’heure et ne dépassez jamais l’heure de fin prédéterminée. Le respect scrupuleux de l’horaire de la réunion favorisera l’efficacité et la productivité.
- Veillez à ce que les objectifs de la réunion soient alignés sur les objectifs du sprint : Les questions abordées lors de chaque réunion doivent être pertinentes et alignées sur les objectifs globaux du sprint. Le fait de ne pas perdre de vue les objectifs garantit que chaque réunion est ciblée, utile et productive.
- Respectez les délais recommandés : Lorsque vous fixez les heures de début et de fin des réunions, tenez compte des limites de temps recommandées. Par exemple, limitez vos réunions quotidiennes à 15 minutes au maximum et vos sessions de planification à deux heures ou moins.
- Préparez un ordre du jour et respectez-le : La création et le respect d’un ordre du jour détaillé vous aideront à aborder toutes les questions pertinentes dans le temps imparti pour la réunion.
- Prévoyez un tableau de bord virtuel pour aider à organiser les réunions et à informer les membres de l’équipe : Un tableau Scrum virtuel peut stimuler l’engagement des participants et faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, en particulier lors de réunions rapides telles que les réunions quotidiennes.
- N’attendez pas les retardataires : Si vous voulez commencer et terminer à temps, évitez les pauses ou les retards inutiles. Cela peut signifier qu’il faut commencer les sessions sans les membres qui ne peuvent pas respecter l’ordre du jour ou l’horaire.
- N’introduisez pas de nouvelles idées : Désignez un autre jour ou une autre heure pour ce type de discussion. Les réunions Scrum ne doivent porter que sur le travail en cours ou sur les éléments du backlog qui feront partie du prochain sprint.
En appliquant ces bonnes pratiques éprouvées à vos réunions Scrum, vous pouvez accroître l’efficacité et tirer le maximum de valeur de votre cadre de gestion de projet Agile.
