Comment dématérialiser votre courrier entrant

Le courrier entrant représente une part importante du travail de nombreuses entreprises. Il y a souvent des centaines de lettres et d’e-mails chaque jour, mais le volume augmente ainsi que le nombre d’expéditeurs différents, des clients ou prospects qui souhaitent communiquer avec votre entreprise. Le courrier entrant est également omnicanal et rend la gestion de celui-ci de plus en plus complexe et chronophage.

Le volume que peut générer le courrier entrant peut donc impliquer d’ajouter des heures de personnel à cette seule activité. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises ont opté pour la solution de dématérialisation de leurs courriers entrants afin de gagner du temps au quotidien et d’éviter des pertes d’information.

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation documentaire est le terme utilisé pour décrire le processus qui consiste à transformer les éléments matériels et papiers (tickets, lettres, factures…) par des fichiers informatiques, afin de gagner du temps et de l’espace.

Par exemple, vous n’aurez plus besoin d’ouvrir votre boîte aux lettres tous les jours pour recevoir le courrier ! Votre entreprise recevra toutes ses communications (factures, relevés, rappels, etc.) de manière digitalisée et non plus sur papier.

Pourquoi choisir des solutions de dématérialisation en entreprise ?

La dématérialisation du courrier entrant présente de nombreux avantages tels que le gain de temps, l’optimisation des coûts et la réduction de la consommation de papier. Elle permet de centraliser également les courriers entrants et d’éviter ainsi tout risque de perte de courrier. De plus, elle vous permet d’être plus vert ! Certaines entreprises, comme Groupama et bien d’autres, ont déjà choisi des solutions pour recevoir leurs courriers de manière dématérialisée.

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Voici quelques exemples d’avantages pour votre entreprise :

  • Une entreprise recevant une grande quantité de lettres par jour pourra centraliser son courrier de manière digitale
  • La dématérialisation permet un gain de place certain : vous n’aurez plus besoin de classeurs ou d’étagères pour stocker les divers courriers reçus par votre entreprise au fil du temps
  • Chaque courrier reçu par email peut être directement traité de manière digitale à l’aide d’un logiciel sans devoir passer par une étape intermédiaire (photocopie / fax) car à ce niveau, vous devrez travailler avec du papier.

En résumé, moins de lettres imprimées permet donc d’utiliser moins de papier. Vous économisez du temps et de l’argent et pour finir votre entreprise sera non seulement plus efficace et productive, mais aura également une meilleure image et satisfaction auprès de vos clients.

Comment dématérialiser votre courrier entrant ?

Plusieurs étapes sont nécessaires à la dématérialisation des courriers entrants :

  1. La capture et la numérisation des documents et des données depuis n’importe quelle source
  2. Les améliorations de la qualité de l’image grâce à un service de retraitement de l’image
  3. La reconnaissance automatique de tout type de caractères (OCR) ou de documents ou de format (RAD)
  4. La classification des documents numérisés pour automatiser tous vos flux documentaires
  5. L’extraction des informations pertinentes et leur utilisation en tant que métadonnées pour déclencher des tâches ou des workflows

Où pouvez-vous obtenir ces services ?

Si vous n’avez pas encore choisi des solutions de dématérialisation pour votre courrier entrant alors vous pouvez trouver différents prestataires pour vous accompagner. Il est donc important de bien identifier tous les avantages offerts par la dématérialisation afin de les intégrer facilement lors de la mutation.

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