Afin de soutenir son travail dans le domaine des technologies pour l’enseignement, la bureautique et le marketing numérique, Google ne se lasse pas de fournir des produits de haute qualité, entièrement gratuits. Google Forms en est un excellent exemple.
Bien sûr, le service laisse à désirer par rapport aux principales plateformes payantes. Mais lorsqu’il s’agit de formulaires et d’enquêtes de base, il fait le travail avec facilité et constitue le moyen le plus pratique de le faire.
Dans cet article, vous apprendrez à l’utiliser, étape par étape, et vous en saurez un peu plus sur cet outil qui aide les étudiants, les professionnels et les entreprises du monde entier.
Comment fonctionne Google Forms et qui peut l’utiliser ?
Google Forms est une application de création et de gestion de formulaires, présentée officiellement en 2012. Sa plateforme est en ligne (SaaS) et disponible gratuitement pour tous les utilisateurs de Google.
Il existe la possibilité de « mettre à niveau » le service en souscrivant à un plan Google Workspace (anciennement G Suite), mais aucune fonctionnalité n’est ajoutée.
Seuls quelques avantages pour les entreprises sont inclus, tels que plus de stockage dans Google Drive, de nouvelles options de sécurité, un contrôle administratif des comptes et une assistance 24h/24 et 7j/7.
Les fonctionnalités de cet outil
Google Forms offre de nombreux modèles et fonctionnalités. Vous pouvez ainsi créer :
- des sondages ;
- des enquêtes ;
- des formulaires de contact ;
- des évaluations (avec des questions à choix multiples, des questions discursives ou des échelles numériques).
Et ce n’est pas tout, avec un peu de créativité vous pouvez donner aux formulaires encore plus de fonctions. Nous pouvons créer des systèmes d’enregistrement de base pour les ventes, présenter les conditions de consentement de manière intuitive et bien d’autres choses encore. Vous pouvez même développer de petits jeux !
C’est ce qu’a fait Tiago Rattes, professeur d’histoire, pour introduire un processus d’apprentissage actif dans ses classes à distance. Dans le jeu éducatif intitulé The King’s Council, les élèves doivent répondre à des questions comme s’ils étaient un monarque du XVIe siècle, et les réponses les conduisent à différents événements.
Créer un formulaire Google Forms étape par étape
Il est maintenant temps de créer votre formulaire Google, un processus beaucoup plus simple qu’il n’y paraît. Suivez simplement les étapes ci-dessous !
1. Rendez-vous sur le site de Google Forms
Pour commencer, rendez-vous sur le site officiel de l’outil. Vous arriverez sur la page d’accueil du service, qui propose l’option Personnelle et l’option incluse dans Google Workspace. Ici, nous allons passer à la première option : « Go to Google Forms ».
Pour y accéder, vous devez être connecté à un compte Google. Assurez-vous d’utiliser un compte que vous aimez ou créez-en un nouveau.
2. Choisissez un modèle ou créez un nouveau formulaire
Sur la page suivante, Google vous présente des modèles de formulaires prédéfinis que vous pouvez utiliser et, en dessous, il vous montre les derniers formulaires qu’il a produits. Pour rendre notre tutoriel plus intuitif, nous allons créer un formulaire à partir de zéro en cliquant sur la première option : « Vierge ».
3. Modifier le contenu de votre formulaire
Vous êtes dans l’éditeur de formulaire, l’endroit où les titres, les descriptions, les questions et les réponses sont saisis et modifiés.
Dans le premier bloc, vous modifiez le titre et la description de votre formulaire, qui doit fournir une brève explication de son objectif et des lignes directrices à l’intention du répondant. Dans le menu latéral, vous avez accès aux fonctions suivantes :
- ajouter une question : un nouveau bloc de questions est créé ;
- importer des questions : permet d’utiliser des questions déjà créées dans d’autres formulaires ;
- ajouter un titre et une description : un nouveau bloc de titre et de description est créé ;
- ajouter une image : permet d’ajouter une image provenant de votre ordinateur, de votre appareil photo, du web (URL) ou de votre compte Google ;
- ajouter une vidéo : permet de rechercher et d’ajouter des vidéos à partir de YouTube ;
- ajouter une section : inclut une nouvelle section, avec un titre et une description, pour créer des formulaires à plusieurs étapes.
Lorsque vous ajoutez un bloc de questions, une série d’options sera disponible dans la boîte de sélection à gauche, telles que réponse courte, choix multiple, case à cocher, parmi beaucoup d’autres.
Vous pouvez également choisir si la réponse est obligatoire ou non, et trier vos questions en cliquant et en faisant glisser la souris jusqu’à la position souhaitée.
4. Personnaliser l’aspect de votre formulaire
Toujours dans l’éditeur, cliquez sur l’icône de la palette de peinture dans le coin gauche de l’en-tête (Personnaliser le thème) pour accéder aux options de style.
Google Forms vous permet d’ajouter une image d’en-tête, de choisir la couleur du thème (bordures et boutons) et la teinte de l’arrière-plan, qui correspond également à la couleur du thème. Il existe également des options de police pour le texte.
5. Vérifiez votre formulaire
Pour vous assurer que votre formulaire se présente comme vous le souhaitez, vous pouvez le prévisualiser en cliquant sur l’icône en forme d’œil dans l’en-tête de l’éditeur.
Un nouvel onglet s’ouvrira, affichant votre formulaire exactement comme le verront vos répondants. Si des ajustements sont nécessaires, il suffit de revenir à l’onglet de l’éditeur et d’effectuer les mises à jour.
6. Configurer le fonctionnement du formulaire
En cliquant sur l’icône en forme de roue dentée dans l’en-tête, le panneau de configuration apparaît à l’écran.
Dans le premier onglet, Général, vous disposez des options suivantes :
- Collecter les courriels : les courriels des répondants sont enregistrés ;
- Réception des réponses : une copie des réponses est envoyée aux personnes interrogées ;
- Limiter à une réponse : les personnes interrogées devront se connecter à Google et ne pourront répondre qu’une seule fois au formulaire ;
- Modifier après l’envoi : permet de modifier les réponses après l’envoi du formulaire par les personnes interrogées ;
- Afficher les graphiques récapitulatifs et les réponses textuelles : les personnes interrogées pourront visualiser leurs réponses ultérieurement.
Dans l’onglet Présentation, les options sont les suivantes :
- Afficher la barre de progression : une barre s’affiche pour indiquer la section du formulaire dans laquelle se trouve le répondant ;
- Mélanger l’ordre des questions : les questions sont affichées de manière aléatoire ;
- Afficher un lien pour envoyer une autre réponse : si cette option est cochée, un lien est affiché à la fin du formulaire, vous permettant d’envoyer une autre réponse.
Après avoir choisi les options, vous pouvez également créer un message de confirmation qui s’affichera immédiatement après que le participant ait soumis ses réponses. Dans le dernier onglet, Tests, lorsque vous activez l’option « Créer un test », votre formulaire comptabilise les bonnes et les mauvaises réponses. Cette fonctionnalité vous offre les options suivantes :
- Diffuser le score immédiatement après l’envoi : le résultat est affiché au répondant dès que les réponses ont été envoyées ;
- Diffuser le score plus tard, après examen manuel : le résultat est envoyé plus tard, quand vous le souhaitez (cette option activera la collecte d’e-mails) ;
- Les répondants peuvent voir les questions erronées : seules les questions ayant reçu une réponse incorrecte sont montrées aux répondants ;
- Les répondants peuvent voir les réponses correctes : seules les questions ayant reçu une réponse correcte sont affichées aux répondants.
- Les personnes peuvent voir les valeurs : les utilisateurs verront le nombre total de points obtenus.
Après avoir ajusté les options de configuration, cliquez sur « Enregistrer ».
7. Partager votre formulaire
Une fois que vous avez fini d’éditer et de configurer votre formulaire, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Envoyer » dans le coin supérieur gauche de l’éditeur. Une nouvelle boîte de dialogue apparaît alors, avec quelques options finales.
En sélectionnant l’option « Collecter les courriels », les adresses électroniques que vous avez saisies seront déjà collectées. Juste en dessous, notez que dans la ligne « Envoyer par », Google Forms vous propose trois façons de partager votre formulaire :
- Envoyer par e-mail : vous devrez saisir le destinataire (il peut y en avoir plusieurs), l’objet (ou le titre de l’e-mail) et un message ;
- Lien : un lien d’accès (long ou court) est généré pour vous permettre de partager votre formulaire dans un post personnalisé sur les réseaux sociaux, les chats, les messages ou les contenus ;
- Embed HTML : un code HTML est généré pour que vous puissiez « embedder » votre formulaire sur votre site web ou plateforme en ligne ;
- Partager sur Facebook : un post Facebook est généré ;
- Partager sur Twitter : un message est généré pour Twitter.
Vous pouvez utiliser le support de votre choix ou tous les supports. En bas de la boîte de dialogue, une option « Ajouter des collaborateurs » permet à d’autres utilisateurs de modifier votre formulaire.
Comment suivre les résultats d’un formulaire Google ?
Au bout d’un certain temps, vous souhaiterez vérifier l’état d’avancement des résultats de votre formulaire. Pour ce faire, il vous suffit de retourner sur la page d’accueil de Google Forms et de cliquer sur votre formulaire, qui sera disponible dans la rubrique « Formulaires récents ».
Vous reviendrez à l’éditeur, mais cette fois-ci en cliquant sur l’onglet « Réponses ». Vous y trouverez les résultats intégrés de chaque question sous forme de graphiques.
À droite du titre de l’onglet, le nombre de répondants est affiché et, juste en dessous, vous pouvez désactiver l’option « Accepter les réponses » pour arrêter les soumissions. Dans ce cas, un message s’affiche pour vous informer que le formulaire a été fermé.
Dans la même zone, vous pouvez également cliquer sur le menu (trois points) pour recevoir des notifications par courrier électronique, télécharger les réponses, imprimer ou supprimer les données (si vous souhaitez refaire l’enquête, l’inscription ou l’examen).
Enfin, en cliquant sur l’icône Google Sheets à gauche du menu, vous pouvez exporter toutes les données vers une feuille de calcul.
Comment puis-je rendre mes formulaires plus sûrs ?
Google ne propose pas encore le service captcha de manière native dans ses formulaires, mais nous pouvons improviser en créant quelque chose de similaire.
Ce que nous allons faire ici, c’est générer une section avant les questions avec un test de base pour s’assurer que vos répondants sont bien des personnes. La solution est très simple et vous apprendrez à la mettre en œuvre ci-dessous.
1. Créez une nouvelle section dans votre formulaire
Accédez à votre formulaire et sélectionnez la dernière question dans l’éditeur. Créez ensuite une nouvelle section en cliquant sur la dernière option du menu latéral.
Cette nouvelle section (généralement intitulée « Section sans titre ») doit être placée avant les questions. Pour modifier l’ordre, cliquez sur le menu, sur la section nouvellement créée et sur « Déplacer la section ».
Dans l’écran qui s’affiche, faites glisser la nouvelle section vers le haut, puis cliquez sur « Enregistrer ».
Une fois cette opération effectuée, profitez-en pour créer un nom de votre choix pour la nouvelle section d’accueil. Ici, nous avons choisi « Contrôle de sécurité ».
2. Créez une question à choix multiples avec des images
Dans votre nouvelle section de sécurité, créez une question en cliquant sur « Ajouter une question » dans le menu latéral et sélectionnez l’option « Choix multiple ». Assurez-vous que l’option de réponse obligatoire est activée.
Ici, nous allons créer manuellement une sorte de formulaire captcha, dans lequel les utilisateurs devront choisir la seule image qui correspond à la demande.
À titre d’exemple, nous utiliserons le texte « Sélectionnez la photo contenant un feu de circulation », mais vous pouvez choisir ce que vous voulez, en gardant à l’esprit que vous devrez rechercher des images connexes par la suite.
Dans les alternatives, cliquez sur « Ajouter des images » (icône d’image) pour choisir les photos en respectant la logique utilisée.
Vous pouvez trouver des photos dans une banque d’images gratuite, comme pixabay.com, et les ajouter via l’URL (clic droit sur la photo et copier l’adresse de l’image).
Ajoutez au moins trois autres images similaires à la bonne (attention à ne pas créer de confusion) et organisez-les comme vous l’entendez.
Evitez de laisser la bonne réponse dans la première option et, si vous réorganisez les images, n’oubliez pas de renommer la numérotation des options, toujours dans l’ordre 1, 2, 3 et 4.
3. Créer une section de page d’erreur
Comme nous l’avons fait précédemment, sélectionnez le dernier bloc de questions et créez une nouvelle section. Ce sera notre page d’erreur pour les robots. Vous pouvez simplement la nommer « Erreur ».
Déplacer la section et la positionner entre les deux autres.
N’oubliez pas de sauvegarder !
4. Créer deux chemins pour la section de sécurité
Retournez dans votre bloc de section sécurité, cliquez sur le menu (trois points à côté de l’option « Requis ») et sélectionnez « Aller à la section en fonction de la réponse ».
Une nouvelle option apparaît en face des options. Pour la bonne réponse, cochez pour aller à la section 3, où se trouve votre formulaire (qui, dans notre exemple, est étiqueté « Formulaire 1 »). Pour les autres réponses, cochez pour aller à la section 2 (Erreur).
Désormais, tous ceux qui cliqueront sur la mauvaise réponse iront sur la page d’erreur. Ceux qui cliqueront sur la bonne réponse iront sur le formulaire. Allez voir l’aperçu pour l’essayer.
Ce n’était qu’un exemple. Vous pouvez utiliser d’autres fonctions de l’outil pour créer d’autres types de stratégies de protection. La limite est votre créativité.
Quels sont les avantages et les inconvénients de Google Forms ?
Google Forms n’est pas parfait. Ses options de personnalisation, par exemple, sont très limitées, ce qui signifie que les formulaires ne s’écartent pratiquement jamais de l’identité quelque peu formelle de l’outil.
L’application est également limitée en ce qui concerne la taille des textes et des images utilisés, ce qui peut rendre la plateforme non viable pour les projets de grande envergure.
Dans l’ensemble, Google Forms est très performant, d’autant plus qu’il est gratuit. L’outil fonctionne bien pour les utilisateurs qui ont besoin de réaliser des enquêtes ponctuelles ou de créer des sondages, des tests ou des inscriptions simples. C’est sans aucun doute le premier choix lorsqu’il s’agit de créer des formulaires en ligne.
